Wenn die Betriebskostenabrechnungen rausgehen, lässt der Ärger oft nicht lange auf sich warten. Steigende Preise von Öl, Gas oder Strom, die Kosten für den Fahrstuhl oder eine unscharfe Abgrenzung der Posten – Ursachen für Konflikte gibt es viele. „Auch in unserer Beratung gehört die Betriebskostenabrechnung zu den Top-Themen“, sagt Matthias Scheff, Anwalt beim Grundeigentümer-Verband Hamburg.
Sauber abgrenzen
Die Betriebskosten umfassen die Aufwendungen im Abrechnungszeitraum, die laufend für die Hausbewirtschaftung entstehen. Als umlegbare Ausgaben weist die Betriebskostenverordnung 17 Positionen aus. Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören ebenso wenig dazu wie einmalige Kosten etwa für die Sperrmüllabfuhr. Aufzuteilen sind unter Umständen die Leistungen eines Hauswarts, so lässt sich die Reinigung des Treppenhauses den Betriebskosten zuschlagen, die Aufwendungen für die Verwaltung des Gebäudes hingegen gehören nicht dazu.
Die äußere Form zählt
Formfehler können den Vermieter die Nachzahlung kosten. Genannt werden müssen die Zeitspanne der Abrechnung, die Gesamtkosten, der Umlageschlüssel, die Aufstellung des Mieteranteils, die Vorauszahlungen und die daraus resultierende Nachzahlung beziehungsweise der Überschuss. Es genügt, zur jeweiligen Betriebskostenart den Gesamtbetrag zu nennen, Erläuterungen sind nicht nötig (BGH VIII ZR 93/15). Ein Hinweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag reicht zudem, nur die „Sonstigen Betriebskosten“ müssen explizit aufgeführt werden.
Sonstige Kosten ausweisen
Extra angegeben werden als „Sonstige Betriebskosten“ etwa die regelmäßigen Kontrollen der Rauchwarnmelder und der Belüftungsanlage, die jährliche Dachrinnenreinigung oder der Betrieb eines Schwimmbads im Haus. Sinnvoll ist zudem eine Klausel, um bei Bedarf neue Posten aufnehmen zu können. „Fordert der Gesetzgeber etwa das Anbringen von Rauchmeldern, lassen sich die Ausgaben dann aber auch ohne solch eine Klausel weiterreichen“, so Scheff.
Vorauszahlung genau kalkulieren
Eigentümer können die Nebenkosten nur weitergeben, wenn sie dies im Mietvertrag vereinbart haben. „Hohe Nachforderungen sorgen in der Regel für böses Blut und provozieren eine Fehlersuche“, weiß Scheff. Deshalb die Vorauszahlung möglichst genau kalkulieren. Alternativ kann eine Inklusivmiete festgelegt werden, nur die verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser und Heizung sind dann noch individuell abzurechnen. Das erspart zwar die jährliche Aufstellung der Nebenkosten, steigen die Kosten im laufenden Jahr, sinkt aber die Rendite.
Verteilerschlüssel festlegen
Als Umlagemaßstab sieht der Gesetzgeber die Wohnfläche vor, für leere Wohnungen übernimmt der Vermieter die Nebenkosten. Wer nach Köpfen abrechnen möchte, muss dies vertraglich fixieren. Auch dann sind die Heizkosten mindestens zu 50 Prozent, maximal zu 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch zu kalkulieren. Scheff rät allerdings von dieser Alternative ab: „Sie birgt zu viel Konfliktpotenzial.“
Mischnutzung abrechnen
„Bei Wohnungen und Gewerbe unter einem Dach ist in einigen Fällen eine separate Rechnung nötig“, erklärt Scheff. Generiert der Gewerbebetrieb etwa erheblich höhere Strom- oder Müllkosten, sind diese im Voraus abzuziehen, um den Rest dann auf die übrigen Mieter zu verteilen. Dass erheblich höhere Kosten durch den Gewerbebetrieb entstehen, hat jedoch der Mieter nachzuweisen, der dafür die Abrechnungsunterlagen heranziehen darf (BGH, VIII ZR 45/ 10). „Erfolgt die Einwendung nicht innerhalb eines Jahres nach Zustellung der Betriebskostenabrechnung, ist sie aber unwirksam“, so Scheff.
Pünktlich zustellen
Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode beim Mieter eingehen. Es steht dem Vermieter frei, ob er sich dabei am Kalenderjahr orientiert oder an einem anderen Zeitraum, er muss dies aber im Mietvertrag festlegen. Wird die Frist verschuldet überschritten, lässt sich die Nachzahlung nicht mehr einfordern. Es kann auch vorkommen, dass Betriebskosten wie etwa die Grundsteuern rückwirkend erhöht werden. Diese Steigerung kann der Vermieter dann auch im Nachgang auf den Mieter umlegen (BGH VIII ZR 264/12).