Sie ist gerade erst seit einigen Wochen in Kraft und sorgt schon für reichlich Aufruhr: Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz: DSGVO. „Gerade bei den privaten Vermietern herrscht große Verunsicherung“, berichtet Ulf Schelenz, Geschäftsführer vom Grundeigentümer-Verband Hamburg. Vielerorts gehe die Angst um, mit versehentlichen Verstößen teure Abmahnungen oder Bußgelder zu provozieren.
Nur Relevantes speichern
Die EU-Verordnung betrifft Vermieter, sobald diese Daten von Mietern aufnehmen und speichern. Grundsätzlich gilt: so viel wie nötig, so wenig wie möglich – auch bei der Suche nach neuen Mietern. Bei der ersten Besichtigung dürfen nur die Kontaktdaten, im zweiten Schritt von geeigneten Interessenten eine Selbstauskunft und die Höhe des Einkommens und vor der Unterzeichnung des Mietvertrags ein Einkommensnachweis angefordert werden.
Mehr Daten per Einwilligung
Ist die Wohnung vergeben, sind alle Daten der abgelehnten Interessenten spätestens nach drei Monaten zu löschen. Dies gilt allerdings nicht, wenn diese weitere Angebote erhalten möchten und eine Einwilligung erteilen. Auch in anderen Fällen lassen sich bei „berechtigtem Interesse“ per Einwilligung zusätzliche relevante Daten anfordern. „Die Einwilligung muss völlig freiwillig sein, bei einer Wohnungsbesichtigung mit 50 Anwärtern ist dies nicht unbedingt gewährleistet“, so Schelenz.
Erhebung gut dokumentieren
Für laufende Mietverhältnisse muss der Vermieter die Daten speichern. Dazu gehören beispielsweise Personalien, Infos zum Verdienst oder die Bankverbindung. Angaben etwa zur Religion oder zur sexuellen Orientierung sind tabu. Wichtig: Der Vermieter muss in einem Verzeichnis dokumentieren, welche Daten er wie nutzt und wer Zugriff darauf hat, andernfalls droht ein Bußgeld. (Ein Muster finden Sie unter: https://www.lda.bayern.de/media/dsk_muster_vov_verantwortlicher.pdf ).
Pflicht zu informieren
Der Mieter wiederum hat ein Recht zu erfahren, welche Daten über ihn gespeichert werden. „Fragt er nach, muss spätestens ein Monat später die Antwort erfolgen“, so Schelenz. Die Informationspflicht beginnt aber schon auf der Homepage. „Die Verordnung gibt vor, hier sichtbar auf Art und Nutzung der gesammelten Daten hinzuweisen“, sagt Schelenz. Ein im Impressum versteckter Vermerk reiche nicht aus.
Mit Auszug die Daten löschen
Zieht ein Mieter aus, sind seine Daten zeitnah zu löschen. „Spätestens nach Eintritt der Verjährung seiner Ansprüche“, so Schelenz. Werden Daten weiterhin für die Steuererklärung oder einen laufenden Rechtsstreit benötigt, darf der Vermieter diese allerdings länger behalten, für den Fiskus beträgt die Aufbewahrungsfrist bis zu zehn Jahre.
Haftung auch für Dienstleister
Bei Beauftragung einer Ablesefirma mit der Verarbeitung personenbezogener Daten (Auftragsverarbeitung) bleibt der Vermieter verantwortlich für die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen.Herunterladen lässt sich ein Mustervertrag unter https://www.lda.bayern.de/media/muster_adv.pdf. „Der Hausverwalter steht für den Datenschutz gerade, wenn er eigenständig agiert, also etwa selbst Mieter auswählt“, so Schelenz. Ist er hingegen eng an die Weisungen des Vermieters gebunden, verantwortet letzterer dessen Verstöße gegen die DSGVO. Für den Datenschutz gilt es, organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, dies muss auch der Dienstleister nachweisen können.